Een vergadering kan zeer effectief zijn, maar het kan ook uitlopen op een pure tijdverspilling. Het plan was om 'even' te vergaderen, maar dit loopt vaak uit op een zware discussie die veel tijd kost. Als er iets is dat je niet kunt gebruiken in de
zorg, dan is het natuurlijk wel een verspilling van je kostbare tijd.
Hoe kun je nu wél effectief vergaderen met je collega's? In dit blog geven we je 8 praktische tips om een vergadering effectief te laten verlopen. Doe er je voordeel mee tijdens je volgende vergadering.
1. Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Cliché, maar waar. Als je van tevoren notities maakt over de statements die je wil maken, over de vragen die je wil stellen of de issues die je voor wil leggen, dan weet je zeker dat de vergadering voor jou een goed resultaat oplevert. Zorg er ook voor dat er een duidelijke agenda is.
2. Te vroeg aanwezig zijn
Dat je op tijd moet komen voor een vergadering, is vanzelfsprekend. In de praktijk is het vaak zelfs nuttig om iets te vroeg te komen. Je weet dan zeker dat je bij de hele vergadering bent en in de gesprekken voorafgaande aan de meeting hoor je vaak ook nog interessante zaken voorbij komen. Niets is zo vervelend als een
collega die 10 minuten later komt binnenvallen.
3. Goede taakverdeling
Zorg ervoor dat iedereen zijn of haar rol kent tijdens de vergadering. Stel vast wie de vergadering leidt, wie de notulen maakt en hoe deze eruit moeten zien en wie de belangrijke punten te bespreken hebben. Een goede takenverdeling zorgt voor
rust, waardoor er meer concentratie heerst.
4. Stel doelen
De doelen van de vergadering moeten helder zijn. We hebben het dan over het algemene doel van de vergadering en over de persoonlijke doelen die jij tijdens de vergadering wil bereiken. Zonder doelen is er geen vergadering nodig. Kijk na afloop of het vooraf bepaalde doel ook gehaald is.
5. Blijf on topic
Een effectieve vergadering is een vergadering waarin alle communicatie betrekking heeft op het actuele topic. Wanneer gesprekken afdwalen, dan gaat het al snel op een theekransje lijken en worden alle doelen uit het oog verloren. Blijf dus on topic.
6. Communiceer duidelijk
Het is goed om van tevoren te bedenken hoe jij jouw standpunten duidelijk communiceert. Zo voorkom je dat jouw woorden op meerdere manieren kunnen worden geïnterpreteerd, waardoor er later problemen ontstaan of waardoor er onnodig een discussie ontstaat.
7. Zelfvertrouwen uitstralen
Veel mensen voelen zich
onzeker tijdens een vergadering. Dat is niet erg, maar je moet er wel voor zorgen dat je dit niet uitstraalt. Recht je rug en schouders, praat met een duidelijke stem en laat je niet uit het veld slaan. Jij hebt het recht om je mening te uiten, net als iedere andere aanwezige.
8. Sociale veiligheid
Een gevoel van sociale veiligheid zorgt voor effectief vergaderen. Sociale veiligheid is het gevoel dat je alles mag en kunt zeggen zonder je te hoeven schamen en zonder bang te zijn dat je erop wordt afgerekend. Door elkaar te vertrouwen en vriendelijk met elkaar om te gaan wordt een gevoel van sociale veiligheid gerealiseerd.
Goede begeleiding
Soms is het een goed idee om goede begeleiding van een objectieve professional in te schakelen. Ook dit maakt de vergadering effectiever. Zoek jij een ervaren professional voor coaching, hulp of begeleiding? Dan kun je goed bij
Zorgzorro terecht. Bekijk online de mogelijkheden of neem eens vrijblijvend
contact met ons op.
