In de zorg is er relatief veel telefonisch contact. Artsen en verplegers bellen veel onderling en ook het maken van afspraken met patiënten of cliënten gaat veelal telefonisch. Daarom verdient het vinden van een goede provider de nodige aandacht. Vaak hebben organisaties de neiging om telefonie bij een goedkope provider in te kopen, maar uiteindelijk is dit meestal duurder. In dit blog bespreken we enkele punten waar je op moet letten bij de
inkoop van telefonie.
Voorbereiden voor marktuitvraag
Voordat je op zoek gaat naar een geschikte provider voor jouw organisatie, is het raadzaam om stil te staan bij het telefoongebruik. In de uitvraag naar de markt moet een partij een aanbod kunnen doen welke aansluit bij het telefoongebruik in jouw instelling. Denk daarom na en onderzoek de volgende zaken:
- Lopen vaste en mobiele telefonie door elkaar?
- Hoeveel minuten bellen medewerkers gemiddeld per maand?
- Hoeveel minuten bellen ze mobiel en vast?
- Hoeveel MB verbruiken ze aan mobiel internet per maand?
- Welke functies moet een vast toestel hebben?
- Uit welke mobiele telefoons kunnen medewerkers kiezen?
- Zijn de gegevens die er op de mobiele apparaten staan, goed beschermd tegen verlies of diefstal?
- Duur van het contract
- Dekking en bereik in de regio
Waarom goedkope telefonie duurkoop is
Er zijn drie belangrijke redenen waarom een goedkope provider in de zorgsector niet optimaal is. Ten eerste is
flexibiliteit van een contract belangrijk. Zorgorganisaties veranderen relatief vaak van structuur (denk aan het afstoten van locaties of het opzetten van woonvoorzieningen). Als het aantal medewerkers bijvoorbeeld afneemt, zou het zonde zijn als je diensten aan je provider betaalt die je niet (meer) afneemt. Een contract dat hier rekening mee houdt is daarom belangrijk.
Bereikbaarheid is essentieel in de zorg. Verdiep je er daarom in hoe een provider daarmee omgaat. Er kunnen vervelende situaties ontstaan voor patiënten die bellen of een paniekknop gebruiken, maar vervolgens geen medewerker kunnen bereiken. Om overzicht te houden over het telefoniegebruik, is het praktisch als de provider per medewerker inzichtelijk kan maken wat het bel - en dataverbruik is.
Tips voor telefoongebruik
Je hebt een provider gevonden. Dan is het tot slot belangrijk om zo slim mogelijk om te gaan met de mogelijkheden die je hebt. Waar kan je dan op letten?
- Gebruik met je collega's de wifi als dit mogelijk is, maar alleen als dit veilig is.
- Door het snelle 4G en binnenkort 5G gebruiken mensen steeds meer data. Laat dit je collega's monitoren.
- Zorg dat je inzicht krijgt in het maandelijks verbruik.
- Inventariseer klachten en tips en bespreek die met de leverancier.
Door het telefoniegebruik van je organisatie grondig te bekijken, win je efficiëntie en heb je meer grip op de kosten.
Beter inkopen
Heb je advies en ondersteuning nodig bij het doen van een goede marktuitvraag voor bijvoorbeeld telefonie of iets anders? De experts van
Zorgzorro kennen het inkoopproces en alle regels die er vanuit Den Haag gesteld worden. Neem
contact met ons op voor ondersteuning.
