Een investering in contractmanagement verdient zichzelf meer dan terug. Toch komt contractmanagement nog niet in alle zorgorganisaties (goed) van de grond. Zonde, vindt Marion Schut, want van het geld dat goed contractmanagement oplevert, kunnen flink wat extra handjes aan onze bedden worden gezet.
Marion werkt als Consultant inkoop en contractmanagement bij 66Controls en is lid van het Zorgzorro-platform. Voor haar werk komt ze regelmatig in ziekenhuizen. “In het verleden heb ik bovendien negen jaar als inkoper gewerkt in het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis in Tilburg. Onder andere hier heb ik ontdekt hoe belangrijk het is om contracten goed te registreren en beheren. Maar ook om te investeren in het managen van in ieder geval de grote(re) contracten”, vertelt ze. “Van ziekenhuizen tot verpleeghuizen en woonzorgcentra: overal in de zorg heerst geldtekort. Tegelijkertijd stroomt het geld door de contracten. Door dit beter in balans te brengen en werk te maken van slimme én up-to-date contracten met leveranciers en onderhoudspartijen, kunnen zorgorganisaties enorme winsten behalen.”
Laaghangend fruit
Marion adviseert om in ieder geval één persoon binnen de organisatie verantwoordelijk te maken voor het contractbeheer/registreren van alle contractafspraken. Welke contracten heb je? Met welke partijen? Wanneer lopen deze contracten af? En welke kosten zijn hiermee gemoeid? “In principe kun je deze gegevens bijhouden in een simpele Excelfile, maar er zijn ook tal van handige en eenvoudige tools beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan online tools die automatisch een melding geven wanneer een contract zijn einddatum bereikt. Hiermee wordt voorkomen dat contracten stilzwijgend doorlopen, terwijl er helemaal niets meer wordt geleverd.” Als voorbeeld noemt Marion de onderhoudscontracten voor desktops. “In de praktijk komt het nog te vaak voor dat onderhoudskosten worden betaald voor desktops die al lang niet meer in gebruik zijn. Datzelfde geldt voor telefoonaansluitingen en medische apparatuur. Ik heb zelfs organisaties begeleid waarin al contracten waren afgesloten met nieuwe leveranciers, terwijl de oude onderhoudskosten nog iedere maand werden doorbetaald!”
Toetsen aan de praktijk
Naast de contractbeheerder doen zorgorganisaties er goed aan om een contractmanager aan te wijzen, die de prestaties van alle leveranciers en onderhoudspartijen inzichtelijk maakt, beoordeelt en rapporteert aan de contracteigenaar. Welke afspraken zijn gemaakt? Worden deze afspraken goed opgevolgd? En komen gemaakte afspraken (nog) overeen met de dagelijkse praktijk? “Pas wanneer ook dit inzichtelijk is, kun je waarde uit je contracten halen”, aldus Marion. “Een illustratief voorbeeld in dit kader is een contact tussen een ziekenhuis en een koffieleverancier, waarmee een - op het eerste gezicht - interessante bonusconstructie was afgesproken. Hierbij werden bepaalde aantallen getapte kopjes koffie per maand gekoppeld aan aantrekkelijke bonusregelingen. In de praktijk werd de minimale staffel hiervoor echter nooit gehaald. Daarom heb ik de leverancier gevraagd om de afspraken met terugwerkende kracht aan te passen. Van de worst die de organisatie bij het aangaan van de overeenkomst werd voorgehouden, was immers nog nooit één hap genomen. Wat aantrekkelijk leek aan de voorkant, bleek jarenlang duurkoop te zijn maar er was niemand die dat had opgemerkt.”
Win-win voor organisaties en patiënten
“In de zorg is gelukkig steeds meer aandacht voor contractmanagement”, benadrukt Marion. “Men ziet absoluut het belang, maar het ontbreekt helaas nog te vaak aan tijd om dit goed in te richten. Dit vind ik begrijpelijk, want de zorg zelf heeft voorrang. Echter verdienen contractbeheer en contractmanagement zich meer dan terug. Door hier voldoende tijd én geld voor vrij te maken, kun je je geldstromen beter managen. Het geld dat je hiermee bespaart, kun je vervolgens investeren in de zorg. Een win-win voor organisatie én patiënten.”
Zorgzorro: ook voor een zorgprofessional op afstand
Heb jij een ervaren zorgmedewerker nodig? Iemand die op locatie voor je klaar kan staan óf iemand die ook vanuit de thuisomgeving belangrijke werkzaamheden kan verrichten? Je vindt de juiste professional bij
Zorgzorro. Op onze website vind je meer informatie over de mogelijkheden. Natuurlijk kun je ook altijd vrijblijvend
contact met ons opnemen.
